Leitung des Forums: Peter Lindner Arbeitskreis
Protokollführung: Günter Wassermann Arbeitskreis
Referent: Günter Wassermann Arbeitskreis

Im Forum 2 treffen sich 25 Betriebsräte aus den Stadtwerkebereichen: Braunschweig, Dortmund, Erfurt, Essen, Gütersloh, Hannover, Heidelberg, München, Münster, Solingen, Stuttgart, Velbert, Wiesbaden, Wilhelmshaven und Worms.

Das Forum wird moderiert vom Kollegen Peter Lindner (BR, Stadtwerke München, Mitglied des Arbeitskreises) und Kollege Günter Wassermann (BR, Stadtwerke Wuppertal, Mitglied des Arbeitskreises).

Kollege Peter Lindner begrüßt die Anwesenden und stimmt mit ihnen die Forumsdiskussion ab. Grundlage ist der Vortrag (vom Vormittag) über den “Praxisbericht über Einführung der Elektronischen Personalakte” (vgl. die entsprechende Dokumentation der Vorträge). Zunächst berichten die Teilnehmer und Teilnehmerinnen über den jeweiligen Stand der Einführung der “Elektronischen Personalakte” in ihren Betrieben. Daraus ergeben sich verschiedene Fragestellungen, die im weiteren Verlauf des Forums entlang einer konkreten “Vereinbarung über Einführung und Nutzung der Digitalen Personalakte” (vgl. die entsprechende Anlage) diskutiert werden, um die vielfältigen Aspekte der Regelungen zu erörtern.

  • Vorteile für den Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer?
    Weg vom Papier, systemische Sicherheiten, Einbindung in die Prozesse der  Personalwirtschaft, Einheitlichkeit der Aktendokumenten…

 

  • Was geschieht mit den bestehenden Papierakten?
    Nach Aufnahme der Altakten und den Dokumenten kann die Papierakte vernichtet werden oder wird “im Keller” weggeschlossen…

 

  • Wie wird der Mitarbeiter informiert?
    Wenn eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen wird, dann über die notwendigen Veröffentlichungszwänge und zusätzlich möglichst über eine eigenständige Veröffentlichung z. B. über das Intranet, in dem die Art und Weise der “neuen” Personalakte dargestellt wird…

 

  • Wie werden die Einsichtsnahmen geregelt?
    Um einem dezentralen Personalaktenzugriff vorzubeugen sollte eine Einsichtnahme für die jeweiligen MitarbeiterInnen ausschließlich an einem Auskunftsterminal in der Personalverwaltung organisiert werden; dto. für Führungskräfte…

 

  • Wie ist der Aufbau und die Struktur der “Elektronisch-/Digitalen Personalakte”?
    Da es sich um ein IT-System handelt, sind die Dokumente (einschl. ihrer Verweildauer) und die Struktur der Akte und die Zugriffe auf diese über ein differenziertes Berechtigungssystem zu vereinbaren! Spätestens hier schließt sich der Kreis, dass eine Elektr/DigiPersAkte über die Mitbestimmung einzuführen ist…

 

  • Wie wird mit Löschfristen umgegangen?
    Erstmalig können über die Mitbestimmungsmöglichkeiten BR/PR mit entscheiden, welche gesetzlichen und betrieblichen/arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten sind, da systemisch Löschfristen hinterlegt werden könne/sollten… – z. B. Ermahnungen/Abmahnungen….

 

  • Wer” entscheidet, welche Dokumente aufgenommen werden?
    Wenn über eine Betriebsvereinbarung eine Elektr/DigiPersAkte eingeführt wird, dann neben der Arbeitgeberseite/Personalverwaltung auch der BR/PR…

 

  • “Wer” ist der Anwender der Elektr/DigiPersAkte und wie werden diese kontrolliert?
    Zum einen, das systemspezifische Berechtigungs- und Zugriffskonzept (Mitbestimmung!), zum anderen sind hier, weil die neue Form der PersAkte eine elektrische und eingebettet im IT-System der Personalwirtschaft ist (z. B. SAP HCM), alle weiteren Frage der Organisation der Personalakte im Betrieb des Personalmanagements betroffen, die wesentlich sind und in einer Betriebsvereinbarung neben den systemtechnischen Aspekte unbedingt in einem organisatorischen Teil zu vereinbaren sind… (Vgl. z. b. die Mustervorlage “Vereinbarung über Einführung und Nutzung der Digitalen Personalakte” und/oder den Vortrag zum Thema “Praxisbericht über Einführung der Elektronischen Personalakte”)

 

Fazit im Forum:
Die Einführung und Nutzung der Elektronische Personalakte sollte immer mit einer eigenständigen betrieblichen Vereinbarung geregelt werden und zwar sowohl systemtechnisch als auch in ihrem organisatorischen Gebrauch!

Denn nur so gelingt es, verbindliche Regeln über den Inhalt/Dokumente und den Gebrauch/Verwendung der Elektronisch-Digitalen Personalakte einheitlich und betriebszweckorientiert herzustellen!