Leitung des Forums: Rainer Lammers Arbeitskreis
Protokollführung: Manfred Lösch Arbeitskreis
Referent: Dr. Andreas Blume BIT e. V.

21 Teilnehmer des Forums vertreten 19 Unternehmen. Auf eine Teilnehmer-Vorstellungsrunde wird verzichtet. Vier Unternehmen erklären zum Thema Erfahrungen bzw. Vereinbarungen zu haben. Regelungen sind demnach für Kundenabrechnung, Büromaterial, Services, Postverfahren, Fremdrechnungen, Mahnwesen und Vertrieb getroffen. In einem Fall liefen bereits 10 Workflows, die ohne Zustimmung des Betriebsrates eingeführt wurden. Seitens des BR wurden hier 8 deaktiviert und zwei auch ohne Zustimmung des BR beibehalten (Mahnwesen und Vertrieb).

Überwiegend sind die Vortragenden der Auffassung, der Papierkrieg sei nun geringer, die Prozesse beschleunigt und die Transparenz vergrößert. In einem Fall fehlen die Erfahrungswerte und in einem anderen ist der Workflow mit der internen Leistungsverrechnung gekoppelt.

Nach dem bisher Gehörtem, betonen die Forumsteilnehmer wie wichtig es ist, Sinn und Unsinn zu trennen. Aus dem Prozess sind überflüssige Vorgänge herauszunehmen., Es wird die Frage gestellt, wie denn so etwas im Betrieb optimal zu regeln sei. Hierbei stellt ein Teilnehmer für sich fest, irgendwie habe dies alles sein Unternehmen, aber es würde anders bezeichnet.

Dr. Blume betont, damit der Workflow wie ein Fließband läuft, benötige er Stellschrauben, die Klärung der Regelungstechnik und möglichst einen Betriebsrat der darauf achtet, dass wenigstens eine WIN-WIN Situation entsteht.

Es erfolgt zunächst die Zuordnung von Workitems zu Bearbeitern. Anhand von Folien sehen die Teilnehmer die Schritte Workflow-Definition, Organisation und die Fristenfestlegung im Eingangskorb. Hierbei wird insbesondere auf die Gruppenarbeit, Transparenz, Vertrauen und HR-Organisation eingegangen. Der Workflow-Administrator kann nicht in  das HR, es sei denn, es ist im Einzelfall so gewollt (reine Steuerungsdaten).

Workflow-Bewertungs-“Kennzahlen” haben das Ziel der Vereinbarung. Wichtig hierbei zu sehen: Wie verwaltet sich der Workflow? Wegen der Unterschiedlichkeiten ist jeder Workflow einzeln anzugehen unter der Prämisse, dass seine gesamte Gestaltung ein mitbestimmungspflichtiger Tatbestand ist.

Von daher ergeben sich Regelungsbereiche:

Belastung (Gesundheit) : Softwareergonomie
Kontrolle/Transparenz : Leistungs-und Verhaltenskontrolle
Belastung/Menge/Weg/Fehlermanagement : Selbst-/Fremdsteuerung
Belastung/Personalentwicklung : Arbeitsgestaltung
Fachlich/Techn./Prozesslich : Qualifizierung
Formalisierung/Standardis./Automation : Prozessgestaltung
Rationalisierungsschutz : Arbeitsplatzsicherung
Leistungskomponente : Gehaltsentwicklung

Während der Diskussion über die Regelungsbereiche stellen die Sitzungsteilnehmer fest, dass die durch den Workflow gewonnene Zeit u.a. für Kommunikation genutzt werden soll und nicht zum Stellenabbau. Auf Absicherungsverträge/Sozialplan, Fürsorge  und Gefährdungsanalysen  wird hierbei eingegangen.

Zum Abschluss besprechen die Teilnehmer die klassische und prozessorientierte Regelung des Workflows in Betriebsvereinbarungen.