Moderation: Bernd Goerke Arbeitskreis
Protokollführung:     Petra Burgmann Arbeitskreis
Referent: Henry Sachse DVB AG

Bernd Goerke begrüßt die Anwesenden und moderiert das Thema an. Er geht kurz auf den Vortrag vom Tag ein.

Besonders die Frage, auf was bei der Einführung von E-Mail-Archivierungssystemen geachtet werde muss, ist für die Teilnehmer interessant. Herr Sachse berichtet in dem Zusammenhang von der Handhabung diesbezüglich innerhalb der DVB AG. Es wird keine Einzelpostfacharchivierung durchgeführt sondern das System ist technisch darauf ausgelegt, dass alles gesichert wird. Er macht in diesem Zusammenhang deutlich, dass es innerbetrieblich keine Auswertungsmöglichkeiten gibt. Der Zugriff auf das Archiv wird ausschließlich durch Wirtschafts- und Steuerprüfer durchgeführt und wenn Anträge von Strafverfolgungsbehörden eingehen. Hierfür gibt es klare Regelungen zu den Auswertungen. Für den allgemeinen Umgang mit der E-Mail-Archivierung gibt Herr Sachse Praxisbeispiele aus der DVB AG an.

Herr Sachse hält es für wichtig mit der Arbeitnehmervertretung zu kommunizieren und die Alternativen zur internen Kommunikation zu erklären. Bei der DVB AG wurde eigens ein Kommunikationsleitfaden entwickelt, der wichtige Schritte im Kommunikationsprozess erläutert (z. B.: Keine personenbezogene Daten versenden). Auch hält er es für wichtig die Mitarbeiter über die Hintergründe aufzuklären und die Funktionen zu erklären. Bei der Einführung ist es ratsam sich am Standard zu orientieren, die Organisation zu regeln und dabei den “gesunden Menschenverstand” walten zu lassen.

Im weiteren Verlauf werden auch noch andere Archivierungen, wie zum Beispiel Dokumentenverwaltungssysteme, angesprochen und diskutiert.

Wenn die Teilnehmer noch weitere Fragen haben, bietet Herr Sachse an, sich mit ihm in Verbindung zu setzen:

 

Kontaktdaten:
Dipl.-Betriebswirt Henry Sachse, DVB AG, Tel.: 0351 857 1208, sachse@dvbag.de