Moderation: Oliver Scibor Arbeitskreis
Referent: Bernd Bitomsky swb AG – Leiter IT & Organisation

Eine kleine Gruppe fand sich zusammen um die im Vortrag gehörten Inhalte und Regelungsmöglichkeiten zu vertiefen. Oliver Scibor befragt den Leiter der IT der swb AG Herrn Bitomsky ab welcher Betriebsgröße sich ein IT begleitetes Multiprojektmanagement lohnt. Es ist nicht von der  Größe des Unternehmens abhängig, sondern auf die Vielzahl der Projekte, die ein Unternehmen zu bewältigen hat und in welcher Abhängigkeit diese Projekte  zueinander stehen.  In vielen Firmen werden IT Projekte angeschoben, welche sich ähneln und laufen sehr lange parallel, bis häufig durch Zufall eine Verbindung entsteht. Dieses kann durch die Einführung eines Multiprojektmanagements verhindert werden, da Projekte mit ähnlichem Projektauftrag sofort identifiziert werden. Dies spart dem Unternehmen nicht nur Geld, sondern auch die Belastung der Mitarbeiter wird in vielen Fällen gesenkt. Es empfiehlt sich ein Multiprojektmanagement einzuführen, dieses muss aber nicht mit so einem aufwendigen Tool wie dem bei swb eingesetzten Clarity System begleitet werden. Wichtig ist nur, alle Projekte im Auge zu haben und die zeitliche Planung, den  Mitarbeitereinsatz und die Kosten nebeneinander zu stellen.

Die Clarity Software ist weitestgehend ein Planungstool, welches die angesprochenen projektspezifischen Rahmenbedingungen kontrollieren soll. Der einzige kritische Bereich für den Betriebsrat ist die Zeiterfassung und die Planung der Mitarbeiter, die an dem Projekt arbeiten. Die Zeiterfassung findet nicht in Verknüpfung mit einem Zeiterfassungssystem statt, sondern jeder Projektmitarbeiter pflegt seine geleisteten Stunden selber ein. Hier werden auch nur ganze Stunden gerechnet und nicht Arbeitszeiten  welches eine Auswertung erschwert. Da gemäß Vereinbarung eine Leistungs- und Verhaltenskontrolle ausgeschlossen ist, hat man hier eine doppelte Sicherheit.

Ein weiterer interessanter Regelungspunkt ist das Ressourcenmanagement. Jeder der sich mit  IT Projekten im swb Konzern beschäftigt ist als Person dort hinterlegt und kann „beplant“ werden. Das hat zur Folge, dass einige wichtige Experten manchmal zu 120 Prozent verplant werden. Hier ist es die Aufgabe des Multiprojektmanagers mit den einzelnen Projektleitern zu sprechen um die Bedarfsplanung  zu besprechen.  Ein Projektmitarbeiter sollte maximal zu 80 Prozent ausgelastet sein, da es ja noch viele andere Dinge außerhalb der Projekte gibt, die bewältigt werden müssen. Dieses ist zwar nirgendwo nieder geschrieben, gehört aber zum guten Ton des Unternehmens.

Als Fazit des Forums sind sich alle Teilnehmer einig, dass die zentrale Steuerung von IT Projekten sehr wichtig ist, sich aber für kleinere Stadtwerke der Aufwand einer systemgestützten IT-Projektorganisation nicht lohnt. Der geschärfte Blick auf die Projekte ist ein wichtiger Bestandteil der Unternehmensführung und sollte vom Betriebsrat nicht unterschätzt werden. Die Frage, ob sich ein Multiprojektmanagement für alle Projekte im Unternehmen lohnen würde, wird als nicht sinnvoll gesehen, da diese zu viele unterschiedliche Ziele und Abhängigkeiten haben. Bei der IT ist das einfacher, da es sich um die gleiche Sache handelt.